Till startsidan Ladda ner som PDF
Personalmanual

Fastplanner för personal

Komplett guide för dig som arbetar i fält — felanmälan, kalender, SMS, tidsbokning, rondering och allt annat.

1. Välkommen & komma igång

  • Fastplanner samlar felanmälan, kalender, ronderingar, tidsbokningar, underhåll, avtal och fakturering — på dator och mobil.
  • Som personal kan du: ta emot ärenden, boka tider med SMS-bekräftelse, skicka SMS, genomföra QR-ronderingar, logga tid och frånvaro, se kalender och nå dokument för dina fastigheter.

2. Logga in och ditt konto

  • Öppna fastplanner.se → Logga in. Använd 'Glömt lösenord' om du saknar ett.
  • Profil → Mitt konto: namn, mobilnummer (krävs!), profilbild, lösenord.
  • Säkerhet: utloggning sker automatiskt efter 10 min inaktivitet.

3. Översikt — startsidan

  • Mina ärenden, dagens kalender, påminnelser, uppföljningar, väder och aviseringar — allt på första sidan.
  • Sidomenyn till vänster (eller mobilmenyn) ger åtkomst till alla moduler du har behörighet till.

4. Felanmälningar (ärendehantering)

  • Flöde: hyresgäst → tilldelas primärt ansvarig → du jobbar → status uppdateras → avslutas → faktureras.
  • Status: Ny, Pågår, Väntar, Avslutad, Fakturerad (låst).
  • Inne i ärendet: chatt, intern chatt, tidsbokning, intern anteckning, material/tid, bilder.
  • Påminnelse vid login om ett ärende är >48h Nytt eller >5 dagar Pågående utan intern anteckning.

5. Tidsbokning med hyresgäst

  • A) Skicka bokningslänk: välj lediga tider → SMS skickas → hyresgästen väljer själv → läggs i din kalender.
  • B) Manuell bokning: skriv in datum/tid själv (om du t.ex. ringt). Synkar med kalender.
  • Alla bokningar visas i kalendern och kan prenumereras i Outlook/Apple.

6. Chatt & intern kommunikation

  • Hyresgästchatt: hyresgäst får mejl och svarar via personlig länk — ingen inloggning krävs.
  • Intern chatt: bara personal ser. Bra för 'kan någon ta över?', material-status osv.
  • Feedback-knappen nere till höger: tipsa eller rapportera buggar till super-admin.

7. SMS till hyresgäster

  • Automatiska SMS: bokningslänk, bokningsbekräftelse, påminnelse 24h innan.
  • Manuella SMS: ärendet → flik SMS → skriv → skicka. Historik sparas.
  • Tips: börja med 'Hej från [företag]' så känner hyresgästen igen avsändaren.

8. Kalender & händelser

  • Tidsbokningar, möten, ronderingar, underhåll och personalpass — allt i samma vy. Helger döljs som standard.
  • Skapa händelse: klicka i tom dag eller tryck + Ny händelse.
  • Outlook/Apple: Kalender → Prenumerera → kopiera ICS-länk. Outlook synkar var 1–3:e timme (styrs av Microsoft).
  • Kollegors närvaro syns med emoji direkt i kalendern.

9. Rondering & checklistor (QR)

  • Skanna QR-kod vid fastighet eller välj från Rondering-listan.
  • För varje punkt: Godkänd / Anmärkning / Akut. Lägg bild om något inte är OK.
  • Färger: grön = i tid, gul = snart förfallen, röd = försenad (daglig påminnelse).
  • Pausa: Avbryt raderar, Spara senare återupptas från samma punkt.

10. Lägenhetsbesiktning

  • Fastigheter → välj lägenhet → Besiktning. 5-gradig skala för rum och inredning.
  • Gå rum för rum: golv, väggar, tak, dörrar, fönster, vitvaror. Foto + kommentar vid behov.
  • Slutför → PDF skickas till hyresgäst eller fastighetsägare.

11. Underhållsplan & lagkrav

  • Fastighet → Underhåll. Lägg till åtgärder själv eller låt AI föreslå utifrån fastighetens uppgifter.
  • Lagkrav (OVK, brand, energi): myndighet + deadline. Påminnelse 30 dagar innan.

12. Avtal, försäkringar & nyckelhantering

  • Avtalskalender: alla avtal med utgångsdatum och uppsägning. Färgar utgångna och snart utgående.
  • Ladda upp PDF → AI klassificerar typ, motpart, datum, indexreglering. Driftavtal kan bli ronderingsmall.
  • Nyckelhantering: vilka nycklar finns till varje lägenhet, vem har dem, kvittenser.

13. Vidarefakturering & fakturering

  • Avslutade ärenden → Fakturering. Admin skapar Fortnox-underlag eller PDF.
  • Vidarefakturering: markera när hyresgäst orsakat skada → påslag räknas och PDF med vattenstämpel skapas.
  • Lås: Fakturerade ärenden går inte att redigera. PII anonymiseras enligt GDPR-rutin.

14. Tidrapportering & frånvaro

  • Rapportering → välj datum, tid och typ (Arbete/Resa/OB/Övertid). GPS-stämpling möjlig.
  • Frånvaro: + Ny frånvaro → typ (Semester/Sjuk/VAB) + datum. Chefen mejlas, kollegor ser i kalendern.

15. Uppföljningsuppgifter & NPS

  • Uppgifter som inte hör till specifik felanmälan. Mejl vid tilldelning + påminnelse 1 dag före deadline.
  • NPS: hyresgäst får enkät (1–5 stjärnor) efter avslutat ärende. Låga betyg (≤3) bör följas upp av chef.

16. Aviseringar & symboler

  • Röd badge: olästa meddelanden / nytt ärende. Gul: snart förfallen. Blå: info.
  • Klocka uppe till höger samlar aviseringar. Mejl + push (om PWA installerad) skickas också.

17. Mobil & PWA-installation

  • iPhone (Safari): Dela-ikon → Lägg till på hemskärmen.
  • Android (Chrome): Meny ⋮ → Installera app. Push-aviseringar fungerar.
  • Installerad app fungerar offline för redan inlästa ärenden — synkar när nätet kommer tillbaka.

18. Vanliga frågor

  • Inga ärenden? Kontrollera att du är tilldelad rätt fastigheter.
  • SMS gick inte iväg? Kolla nummerformat (070… eller +46…).
  • Bild laddas inte? Filnamn får bara innehålla a–z, 0–9, _ (ASCII).
  • Outlook uppdateras inte? Microsoft synkar med 1–3h fördröjning — det styr inte vi.
  • Kan inte radera ärende? Be admin — felanmälningar måste sparas av juridiska skäl.

19. Smarta tips

  • Ctrl/Cmd+K = sök i hela appen. Esc stänger dialog. Enter skickar chatt, Shift+Enter ny rad.
  • Använd intern chatt istället för SMS/mejl till kollega — då sparas allt i ärendet.
  • Boka tider via systemet, aldrig muntligt — då hamnar de automatiskt i kalendern.
  • Stäng ärendet samma dag det är klart, eller lägg åtminstone en intern anteckning.

20. Kontakt & support

  • Snabbast: Feedback-knappen nere till höger — du får svar direkt i samma dialog.
  • Skicka PDF-manualen till nya kollegor så de har allt samlat.